关于文档的价值

作者：杨蓉（资深用研专家，现任极客网运营总监）

高歌在产品经理的培训中，提到了研究分析、产品定义和交互设计，展示了不同格式的文档，几个来自创业公司的童鞋提到了老板不鼓励用文档的问题。让我想起来几个去了BAT的前同事，说他们几乎不写PPT了，基本上用excel或者邮件，能把事情说清楚就行了。一度让一直和PPT搏斗，也深感厌烦的我，觉得的确如此，也羡慕他们的解脱，能focus在事情上，而不是无休无止的汇报上。

这个事情，又让我想起了自己在外面的项目，接触了一些野路子出身的人，每次讨论都能侃侃而谈，却写不出像样的文档，他们说他们不擅长做这个，一度我也以为这是两种特质。但后来项目的进展说明，那些人前面说了什么后面已然忘记，做事情没有连贯性，当然也没有系统性，也就是突发事件，发生了，就急于处理那个突发事件，慌慌张张，也不知道这件事情是否对于全局有那么重要的作用，或者遗漏了很小的事情，实际上会撬动整个事情的成功点。

在互联网电商工作的那段时间，大家也都不写PPT，都在用excel，把问题列出来，列出优先级，然后逐条讨论。这时候有经验的人会占据绝对的优势，因为他掌握的信息量大，利用这种信息不对称，几乎可以把所有的讨论变成强压式的分配任务或说服。

最近在研究服务设计，发现那些体验地图啊、服务蓝图啊，其实就是各种分析过程的信息化设计，而这个过程实际上帮助团队建立了一个开放的、合作的讨论氛围。

刚才大家又讨论原型是用PPT做，还是axure做。对于我们展示的PPT来做交互设计，感到很新奇。高歌解释PPT可以更好的帮助捋思路，这是她的习惯，并不想因为axure的功能绑架了自己思路的流畅性。

基于上面的几个事实，我对文档这个事情有两个看法

文档是沟通的手段，不是工作的产出。
文档化过程是梳理思路的过程，包括自己跟自己对话（写给自己），自己和他人对话（交流、分享和启发）

文档，从这两点角度出发，都是塑造工作文化的助力。那么为什么很多人讨厌文档呢？我认为文档是给这两点背了黑锅。

1、讨好他人（上司、合作伙伴），早点结束工作

这是为什么我们讨论无休无止的汇报，有的时候不仅仅是环境的官僚，又何尝不是我们自己没把事情想清楚？老板无法认可和吸收你的观点，他如何向上推动？当然会继续挑战你，通过挑战你来让自己形成思路。而很多人会误会这个过程，以为他是在找茬。

2、懒于深度思考（或者不具备这个能力），满足于浮在上面的结论。

因为这两点，自然面对挑战的时候，会感到不舒服、被批评、挫折，于是乎归罪与文档的复杂和教条，而倾向于选择更简单的沟通方式-列表。

列表是确定性的、有结论的、可执行的、可衡量的，利于执行和结果的检查。也是一种沟通的方式，我们并不能否定它的价值。它是一种工作方式，但也不是唯一的工作方式。

我另一个朋友（当时还在360的柳科），分享过给我他的方式。

当前期不明确的时候，和老板们汇报（假设这些老板都是掌握大量信息的人），他会用PPT，讲思路讲故事。
当需求确定下来，跟执行层沟通时（产品、开发），用列表，告知的作用更大。
当和其他部门交流自己的工作成果时，用海报，发邮件，一屏就可以展示的下。

这三个层次的沟通，分别有不同的目标。

所以文档是服务于自己的目标的。目标清楚，就知道如何选择文档的形式。好比看书用了裁纸刀，怪罪裁纸刀没价值一样，是没有道理的。

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